Um die anstehende Außenbeauftragtenkonferenz vorzubereiten haben sich die Mitglieder der Außenbeauftragtenkonferenz entschieden jeweils im Frühjahr eines Jahres eine Frühjahrskonferenz durchzuführen. Diese Tagung findet jeweils in der amtierenden närrisch-europäischen Kulturstadt oder (wie beispielsweise in Coronazeiten) online statt.